Baza podataka je katalog informacija. Podaci su organizirani prema općeprihvaćenim pravilima. Telefonski imenici ili rječnici su najjednostavniji primjeri baza podataka. Razvojem računarske tehnologije baze podataka su postale mnogo veće i složenije.
Razumijevanje baza podataka
Baza podataka je alat za prikupljanje i organiziranje informacija. Mogu sadržavati podatke o ljudima, proizvodima, financijama i još mnogo toga. Izgradnja baze započinje jednostavnim popisom ili proračunskom tablicom. S vremenom, ovaj popis raste, a u podacima se počinju pojavljivati suvišnost i neskladnosti. Postaje teško razmišljati o njima kao o popisu. Jednom kada se ovi problemi počnu pojavljivati, dobra je ideja pretvoriti ih u bazu podataka pomoću sistema za upravljanje bazom podataka (DBMS). Jedan od najboljih proizvoda u ovom području je Microsoft Office Acess, koji kombinira fleksibilnost, jednostavnost upotrebe i korisničko sučelje.
Stolovi
Tabela u bazi podataka izgleda poput jednostavne tablice u kojoj se podaci pohranjuju u redove i stupce. Kao rezultat toga, obično je prilično lako uvesti redovnu tablicu u bazu podataka. Glavna razlika između proračunske tablice i baze podataka je nivo organizacije informacija.
Svaki red u tablici naziva se zapisom. Odabrani podaci se čuvaju u evidenciji. Svaka od njih sastoji se od jednog ili više polja. Polja su analogna stupcima u tablici. Na primjer, možete stvoriti tablicu pod nazivom "Zaposleni", gdje svaki zapis (red) sadrži lične podatke radnika (ime, prezime), a svako polje (stupac) daje informacije o njemu (adresa itd.). Polja bi trebala biti određena kao posebna vrsta podataka, bilo da se radi o tekstu, datumu, vremenu, broju ili nekoj drugoj vrsti podataka.
Obrasci
Obrasci se ponekad nazivaju "ekranima za unos podataka". Ovo je vrsta sučelja koja se koristi za rad s vašim podacima. Obrasci često sadrže naredbene tipke koje izvršavaju razne funkcije. Sasvim je moguće stvoriti bazu podataka bez upotrebe obrazaca uređivanjem ulaznih podataka u referentnim tablicama. Međutim, većina baza podataka koristi obrasce za pregled, unos i izmjenu tablica.
Upiti
Upiti su stvarni radni konj baze podataka i mogu služiti mnogim različitim funkcijama. Njihova najčešća primjena bila je preuzimanje određenih podataka iz tablica. Informacije koje korisnik želi primiti obično se šire u nekoliko tablica. Upiti vam omogućavaju da istovremeno vidite sve tabele i prikažete rezultat pretraživanja na ekranu. Pored toga, upiti vam omogućavaju dodavanje kriterija koji filtriraju podatke za određeni upit.
Izvještaji
Izvještaji se koriste za sažimanje i prikazivanje podataka u tablicama. Svako izvješće može se urediti kako bi se informacije prikazale u drugom formatu. Izvještaj se može generirati u bilo kojem trenutku i on će odražavati trenutno stanje baze podataka.
Makro
Makronaredbe u programu Access analogne su programskom jeziku koji se koristi za dodavanje funkcionalnosti baze podataka. Na primjer, kada pričvršćujete makronaredbu na gumb na obrascu, on će se izvršiti svaki put kada se klikne na to dugme. Makronaredbe sadrže radnje za izvođenje određenih zadataka, poput generiranja izvještaja, izvršavanja upita ili ispravljanja informacija. Većina ručnih operacija baze podataka može se automatizirati pomoću makronaredbi. Ovo štedi puno računarskog vremena i resursa.
