Nomenklatura predmeta je numerirana lista naslova predmeta koji se vode u okviru organizacije. Prema ovom dokumentu, izvodi se sav posao na dokumentaciji preduzeća. Odražava vrijeme skladištenja određenih dokumenata i koji je odjel za koju dokumentaciju odgovoran.
Potrebno
- - poznavanje kancelarijskog posla;
- - tipična lista dokumenata sa rokovima čuvanja.
Instrukcije
Korak 1
Donesite odluku o izradi nomenklature, to se mora učiniti koristeći nalog za organizaciju. U njemu naznačite ko bi trebao napraviti nomenklaturu, pod čijim rukovodstvom i u kojem vremenskom okviru. Zatim pojasnite opseg stavke. Da biste kreirali pojedinačnu nomenklaturu, možete koristiti približnu, ona se može sastaviti za grupe organizacija koje su dio istog sistema. Pri izradi ovog dokumenta uzmite u obzir strukturu vaše organizacije.
Korak 2
Odaberite shemu klasifikacije na osnovu koje će se graditi nomenklatura. Ovisi o strukturi preduzeća. Ako je dovoljno stabilan, odaberite blok dijagram nomenklature. Ako se često mijenja, odaberite shemu funkcionalne proizvodnje. U prvom slučaju, odjeljci nomenklature odgovarat će nazivima strukturnih odjeljenja kompanije. Redoslijed njihovog smještaja trebao bi biti sličan tablici kadrova. U drugom slučaju, koristite funkcije ili pravce aktivnosti organizacije kao odjeljke prilikom sastavljanja nomenklature poslova kompanije.
Korak 3
Formulirajte naslove predmeta. Naslov bi trebao biti jasan, sažet i otkriti glavnu strukturu i sadržaj dokumenata predmeta. Uključite u nju i pojašnjenje sadržaja predmeta, informacije o autentičnosti i kopije dokumenata. U zaglavljima nemojte koristiti uvodne riječi, složene fraze i nespecifične formulacije.
Korak 4
Pri sastavljanju liste naslova koristite sljedeće znakove: nominalni (vrsta dokumenta), autorski, dopisni, hronološki (vrijeme nastanka), predmetno pitanje, geografski.
Korak 5
Odredite rokove čuvanja za slučajeve, za ovo koristite standardnu listu upravljačkih dokumenata. Završite dizajn nomenklature, sam tekst bi trebao izgledati poput tablice, staviti pečat odobrenja na naslovnu stranicu.
