Pitanje potrebe za stvaranjem elektroničke arhive u preduzeću postaje sve hitnije. I to nije slučajno, jer uvođenje novih informacionih tehnologija ne samo da osigurava sigurnost i pouzdanost dokumenata, već i smanjuje vrijeme za njihovo pretraživanje, a omogućava, ako je potrebno, i nekoliko zaposlenih da pristupe istim podacima odjednom.
Instrukcije
Korak 1
Stvaranje arhive elektroničkih dokumenata uključuje nekoliko faza. U početku kupite i instalirajte licencirani softver na računarsku opremu kompanije.
Korak 2
Pripremite dokumente, odnosno organizujte ih, identificirajte u skladu sa postojećom strukturom cirkulacije dokumenata u vašoj organizaciji. U ovoj fazi posebno će ih trebati registrirati, sortirati prema vijeku trajanja i ukloniti spajalice i spajalice s nešivanih listova.
Korak 3
Sljedeći korak je digitalizacija ili skeniranje dokumenata. Izvodi se na tehničkoj opremi koja podržava tačno vrstu i format dokumenta koji se koristi u ovoj organizaciji. U ovoj fazi provjerite kvalitetu reprodukcije dokumenata, ako je potrebno, ponovo skenirajte.
Korak 4
Slijedi faza pretvaranja (pretvaranja) dokumenata u format koji zadovoljava koncept njihovih standarda skladištenja i proizvodnje, a zatim - faza indeksiranja, tj. "Dodjela" ključnih riječi svakom dokumentu za naknadno traženje potrebnih informacija ili stvaranje baze podataka u punom tekstu.
Korak 5
Na kraju rada na stvaranju elektroničke arhive, postavite postavke (pravo pristupa, pravo na promjenu dokumenata) i obučite osoblje organizacije.
