Gospođa Excel je moćan urednik proračunskih tablica. Omogućuje vam rad s velikim vrstama podataka, naime, razvrstavanje prema zadanom kriteriju, postavljanje potrebnih formula i još mnogo toga.
Sortiranje prema zadanom filtru
Jedna od važnih i potrebnih funkcija programa Ms Excel je automatsko sortiranje prema zadanom parametru. Ova funkcija omogućuje vam organiziranje podataka u tablici MS Excel. Možete sortirati podatke različitih vrsta: tekst, poput prezimena, i numeričke, poput datuma. Postoje najmanje dvije vrste sortiranja.
Da biste prezime rasporedili po abecedi, morate odabrati sortiranje po jednom atributu. Vrijedno je reći da se prezimena u Ms Excel mogu sistematizirati u rastućem redoslijedu, odnosno od "A" do "Z", ili obrnuto, silaznim redoslijedom. To je takozvana jednostavna vrsta.
Ovom vrstom sortiranja dovoljno je odabrati stupac koji sadrži prezimena koja će se sortirati. Zatim na upravljačkoj ploči MS Excel u gornjem desnom uglu pronađite opciju Sortiraj i filtriraj. Kliknite ga lijevim gumbom miša, pred vama će se otvoriti prozor u kojem možete odabrati sortiranje od prvog slova abecede do posljednjeg, obrnutim redoslijedom ili samostalno odrediti traženi parametar. Jednostavna sorta prikladna je ako je u dokumentu Ms Excel samo jedan stupac s prezimenima.
Ako vaš dokument ima mnogo stupaca, gospođa Excel može zatražiti da razjasnite hoćete li proširiti područje oblikovanja ili ne. S tim u vezi, pojavit će se odgovarajući dijaloški okvir. Možete odabrati proširenje raspona ili sortiranje prema istaknutoj vrijednosti. Ako odaberete Proširenje za automatsko oblikovanje, ćelije pridružene stupcu za formatiranje i dalje će ostati povezane s njim. Inače ih sortiranje neće dodirnuti. U ovom trenutku budite oprezni jer podaci u dokumentu, ako je sortiranje pogrešno odabrano, riskiraju.
Prilagodljivo sortiranje
Korisnik može koristiti drugi način za sortiranje prezimena po abecedi odabirom prilagođenog raspona. U tom ćete slučaju morati samostalno odrediti stupac po kojem će se podaci poredati. Korisnička radnja gospođe Excel bit će ista, osim što ste odabrali opciju Prilagođeno sortiranje u odjeljku Sortiranje i filtriranje. Nakon toga korisnik odabire stupac prema kojem podaci trebaju biti poredani. U ovom slučaju to je stupac s prezimenom. Sljedeći korak je odabir abecednog sortiranja od prvog slova do posljednjeg ili obrnuto. Takvo se sortiranje obično naziva složenim.
Imajte na umu da u programu Excel možete sortirati bilo koji stupac, bez obzira na njegovo mjesto na listu. Ovisno o tome koju verziju programa MS Excel ste instalirali, postavke automatskog sortiranja mogu se razlikovati, a suština djela ostaje nepromijenjena.
